ระบบสารสนเทศการบัญชีโรงแรม (ในงานตรวจสอบรายได้ประจำวัน)
ธุรกิจ การโรงแรม
เป็นธุรกิจที่ต้องการผลตอบแทน หรือต้องการมุ่งหารายได้ให้มากที่สุดเท่าที่จะทำได้ ดังนั้นผู้ประกอบการจึงต้องจัดหารายได้หลายประเภท และมาจากหลายแหล่งภายในสถานประกอบการ หรือภายในโรงแรม ซึ่งส่วนใหญ่เป็นการให้บริการแทบทั้งสิ้น ดังนั้นการที่จะรวบรวมรายได้ของโรงแรมที่มีอยู่ให้ครบถ้วนและถูกต้อง จะต้องมีการจัดทำอย่างถูกต้อง นโยบายหนึ่งที่สามารถช่วยให้การตรวจสอบรายได้ประจำวันของโรงแรมเป็นไปอย่าง มีประสิทธิภาพ ได้แก่การนำเทคโนโลยีสารสนเทศของรายได้เข้ามาใช้
กิจการ โรงแรมเป็นกิจการที่มีการดำเนินงานตลอด
24 ชั่วโมง ไม่มีวันหยุด ทำให้รายได้ของโรงแรมที่เกิดขึ้นมีอยู่ตลอดเวลาอย่างต่อเนื่อง ดังนั้นการตรวจสอบรายได้ของโรงแรมต้องทำอย่างรวดเร็ว และถูกต้องภายในวันทำการของโรงแรม ซึ่งโดยทั่วไปแล้วหนึ่งวันทำการของโรงแรมจะเริ่มนับจากเวลา
07.00 น. ของวันนี้ไปสิ้นสุดเวลา 07.00 น.
ของวันถัดไป นั่นหมายความว่า การตรวจสอบรายได้ประจำวันจะต้องทำเสร็จก่อนเวลา
07.00 น. ของทุกวัน เจ้าหน้าที่ที่รับผิดชอบงานในหน้าที่นี้
ได้แก่ ผู้ตรวจสอบบัญชีภาคค่ำ (NIGHT AUDITOR)
Night Auditor คือผู้ที่ทำหน้าที่ในการตรวจสอบรายได้ประจำวันที่เกิดขึ้นในแผนกต่าง ๆว่าได้ถูกบันทึกโดยถูกต้องแล้วหรือไม่ ตรวจสอบจำนวนห้องพักแขกที่ขายได้ในแต่ละวันว่าได้ถูกบันทึกตรงกันหรือไม่ ระหว่างการบันทึกข้อมูลของพนักงานต้อนรับ (Reception) กับรายงานการเข้าพักของแขกจากแผนกแม่บ้าน
(House Keeping) จากนั้นแก้ไขปรับปรุงยอดรายได้วันต่อวันให้เรียบร้อย จะเห็นว่างานของ Night
Auditor มีความยุ่งยากมากถ้าโรงแรมมีห้องพักจำนวนมาก ภัตตาคารต่าง ๆ ของโรงแรมที่เปิดให้บริการมีหลายภัตตาคาร รวมทั้งแผนกต่าง ๆที่ก่อให้เกิดรายได้ เช่น แผนกโทรศัพท์ (Telephone) แผนกซักรีด (Laundry)
เครื่องดื่ม
และอาหารว่างในห้องพัก (Mini Bar) ศูนย์สุขภาพ (Health Club or Fitness
Center) ศูนย์บริการธุรกิจ (Business Center) ร้านขายของที่ระลึก และเบ็ดเตล็ด (Gift Shop) ร้านถ่ายรูป และอัดขยายภาพ (Photo Shop)งานของ
Night Auditor จะง่ายและรวดเร็วยิ่งขึ้นถ้านำ ซอฟต์แวร์คอมพิวเตอร์เข้ามาใช้งาน ซอฟต์แวร์คอมพิวเตอร์จะมีคำสั่งพิมพ์รายงานต่าง ๆเกี่ยวกับรายได้ทั้งหมดที่มีการบันทึกไว้โดยพนักงาน
Front Cashier (เก็บเงินส่วนหน้า) รายงานรายได้ต่าง ๆ Night Auditor จะนำไปตรวจสอบกับสารสนเทศที่เกี่ยวของกับรายได้ต่อไป
ปัจจุบัน ได้มีการพัฒนาซอฟต์แวร์คอมพิวเตอร์มาใช้ในธุรกิจโรงแรมกันมากขึ้นทำให้การ ควบคุมรายได้ของโรงแรมเป็นไปด้วยความเรียบร้อย รวดเร็ว
และแม่นยำยิ่งขึ้น อย่างไรก็ตามไม่ได้หมายความว่ารายได้ของโรงแรมจะถูกต้องครบถ้วนทั้งหมด จะด้วยสาเหตุใดก็ตาม (นั่นหมายถึงอาจมีการบันทึกข้อมูลที่ผิดพลาดโดยไม่เจตนา
หรือ เจตนาก็ตาม) ดังนั้นจะต้องมีการตรวจสอบความถูกต้องก่อนที่จะยอมรับข้อมูลที่บันทึกอยู่ใน คอมพิวเตอร์ ซึ่งจะต้องเป็นบุคคลอื่นที่มิใช่ผู้ที่ป้อนข้อมูลรายได้
โดย ทั่วไปขั้นตอน และเทคนิคการจัดระบบสารสรเทศในงานตรวจสอบรายได้ประจำวันของโรงแรมต่าง ๆไม่แตกต่างกันเท่าไร ดังนั้นซอฟต์แวร์คอมพิวเตอร์ที่นำเข้ามาใช้งานในส่วนของการควบคุม และตรวจสอบรายได้ประจำวันจะถูกพัฒนาไปในแนวทางเดียวกัน ทำให้เทคโนโลยีสารสรเทศในงานตรวจสอบไม่ยุ่งยากอีกต่อไป
ปัจจุบันงานของนักบัญชีมีการเปลี่ยน แปลงจากเดิมอย่างมาก เนื่องจากเทคโนโลยีสารสนเทศที่ทันสมัยทำให้มีการพัฒนาชุดคำสั่งสำเร็จรูป หรือชุดคำสั่งเฉพาะสำหรับช่วยในการเก็บรวบรวมและประมวลผลข้อมูล ซึ่งจะช่วยลดระยะเวลาและเพิ่มความถูกต้องในการทำงานแก่ผู้ใช้ ทำให้นักบัญชีมีเวลาในการปฏิบัติงานเชิงบริหารมากขึ้น เช่น การออกแบบและพัฒนาระบบงาน
พัฒนาระบบงบประมาณและระบบข้อมูลสำหรับผู้บริหาร เป็นต้น
โดยที่ระบบสารสนเทศด้านการบัญชี (accounting information systems) หรือที่เรียกว่า
AIS จะเป็นระบบที่รวบรวม จัดระบบ และนำเสนอสารสนเทศทางการบัญชีที่ช่วยในการตัดสินใจแก่ผู้ใช้สารสนเทศทั้งภาย ในและภายนอกองค์การ โดยระบบสารสนเทศทางการบัญชีจะให้ความสำคัญกับสารสนเทศที่สามารถวัดได้ หรือการประมวลผลเชิงปริมาณมากกว่าการแก้ปัญหาเชิงคุณภาพ โดยระบบสารสนเทศด้านการบัญชีจะมีส่วนประกอบหลัก 2 ส่วนคือ
1. ระบบบัญชีการเงิน (financial accounting
system) บัญชีการเงินเป็นการบันทึกรายการคำที่เกิดขึ้นในรูปตัวเงิน จัดหมวดหมู่รายการต่าง ๆ สรุปผลและตีความหมายในงบการเงิน ได้แก่ งบกำไรขาดทุน งบดุล และงบกระแสเงินสด โดยมีวัตถุประสงค์หลักคือ นำเสนอสารสนเทศแก่ผู้ใช้และผู้ที่สนใจข้อมูลทางการเงินขององค์การ เช่น นักลงทุนและเจ้าหนี้ นอกจากนี้ยังจัดเตรียมสารสนเทศในการตัดสินใจของผู้บริหาร ซึ่งนักบัญชีสามารถนำเทคโนโลยีสารสนเทศใช้ในการประมวลข้อมูล โดยจดบันทึกลงในสื่อต่าง ๆ เช่น เทปหรือจานแม่เหล็ก เพื่อรอเวลาสำหรับทำการประมวลและแสดงผลข้อมูลตามต้องการ
2. ระบบบัญชีบริหาร (managerial accounting
system) บัญชีบริหารเป็นการนำเสนอข้อมูลทางการเงินแก่ผู้บริหารเพื่อใช้ในการตัดสิน ใจทางธุรกิจ ระบบบัญชีจะประกอบด้วย บัญชีต้นทุน การงบประมาณ และการศึกษาระบบ โดยมีลักษณะสำคัญคือ
ให้ความสำคัญกับการจัดการสารสนเทศทางการบัญชีแก่ผู้ใช้ภายในองค์การ
ให้ความสำคัญกับการดำเนินงานในอนาคตของธุรกิจ
ไม่ต้องจัดทำสารสนเทศตามหลักการบัญชีที่รับรองทั่วไป
มีข้อมูลทั้งที่เป็นตัวเงินและไม่เป็นตัวเงิน
มีความยืดหยุ่นและสามารถปรับให้สอดคล้องกับความต้องการใช้งาน
AIS จะให้ความสำคัญกับการรวบรวมข้อมูลและการติดต่อสื่อสารทางการเงิน ซึ่งเป็นกระบวนการติดต่อสื่อสารมากกว่าการวัดมูลค่า โดยที่ AIS
จะแสดงภาพรวม
จัดเก็บ จัดโครงสร้าง ประมวลข้อมูล ควบคุมความปลอดภัย และการรายงานสารสนเทศทางการบัญชี ปัจจุบันการดำเนินงานและการไหลเวียนของข้อมูลทางการบัญชีมีความซับซ้อนมาก ขึ้น ทำให้นักบัญชีต้องกำหนดคุณสมบัติของสารสนเทศด้านการบัญชีให้สัมพันธ์กับการ ดำเนินงานขององค์การ ประการสำคัญ AIS และระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการจะมีทั้งส่วนที่แยกออกจากกันและเกี่ยวเนื่อง สัมพันธ์กัน แต่ MIS จะให้ความสำคัญกับการจัดการสารสนเทศสำหรับการตัดสินใจของผู้บริหาร
ขณะที่ AIS จะประมวลสารสนเทศเฉพาะสำหรับผู้ใช้งานทั้งภายในและภายนอกองค์การ เช่น นักลงทุน เจ้าหนี้ และผู้บริหาร เป็นต้น
ที่มา:
http://phattarawadee17.blogspot.com/2010/09/blog-post.html
http://elearning.northcm.ac.th/it/lesson9-1.asp
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น