ในอดีตการบริหารธุรกิจจะประสบความสำเร็จหรือไม่จะขึ้นอยู่กับตัวบุคคลเป็น สำคัญ กล่าวคือถ้าคนใดสามารถวางแผนได้ดี ควบคุมงานได้ดี ก็จะทำให้การบริหารกิจการนั้นสัมฤทธิ์ผลได้ แต่ในปัจจุบันเมื่อธุรกิจมีการแข่งขันมากขึ้น ประกอบกับเทคโนโลยีทางคอมพิวเตอร์ได้มีการพัฒนามากขึ้น คุณภาพของการบริหารและความอยู่รอดขององค์นั้นจึงขึ้นกับระบบมากกว่าตัวบุคคล ดังนั้นการบริหารสมัยใหม่ จะให้ความสำคัญกับระบบข้อมูล และระบบสารสนเทศมากขึ้น เพราะหากกิจการใดมีระบบสารสนเทศที่ดีกว่าก็จะทำให้สามารถให้ข้อมูลในการ ตัดสินใจที่รวดเร็ว ถูกต้องและมีประสิทธิภาพมากกว่า ซึ่งจะส่งผลให้กิจการนั้นสามารถอยู่รอดได้มากกว่า
ระบบ สารสนเทศทางการบัญชี เป็นระบบที่ถูกออกแบบขึ้นมาเพื่อแปลงหรือประมวลผล ข้อมูลทางการเงิน ให้เป็นสารสนเทศที่มีประโยชน์ในการตัดสินใจต่อผู้ใช้ สำหรับผู้ใช้ประโยชน์จากสารสนเทศทางการบัญชีอาจแบ่งได้เป็น 2 กลุ่มใหญ่ ๆ คือ บุึคคลภายในองค์กร และบุคคลภายนอกองค์กรเช่น ผู้ถือหุ้น นักลงทุน เจ้าหนี้ หน่วยงานของรัฐบาล และคู่แข่งขัน เป็นต้น ทั้งนี้กระบวนการแปลงข้อมูลหรือ ประมวลผลข้อมูลในระบบสารสนเทศทางการบัญชีนั้นอาจกระทำด้วยมือหรือใช้ คอมพิวเตอร์เข้ามาช่วยก็ได้ ตัวอย่างของสารสนเทศทางการบัญชี ที่มีประโยชน์ต่อการตัดสินใจของผู้ใช้ เช่น งบกำไรขาดทุน งบดุล งบกระแสเงินสด เป็นต้น ซึ่งสารสนเทศเหล่านี้ได้มาจากการประมวลผลรายการค้าต่าง
ๆ ของกิจการดังนั้นรายการค้าแต่ละรายการ เช่น รายการขายสินค้า
ซื้อสินค้า ฯลฯ จึงถือว่าเป็นตัวอย่างของข้อมูล
ของระบบสารสนเทศทางการบัญชี
สารสนเทศ เป็นสิ่งที่มีประโยชน์และมีค่า ต่อการตัดสินใจเพราะเป็นสิ่งที่ช่วยเพิ่มพูนความรู้ทำให้สามารถคาดการณ์สิ่ง ต่าง ๆ ในอนาคตได้อย่างถูกต้องมากยิ่งขึ้น และช่วยลดความไม่แน่นอนให้แก่ผู้ที่ทำการตัดสินใจโดยทำให้การตัดสินใจมี ประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น สารสนเทศจะมีประโยชน์หรือมีค่าต่อผู้ใช้มากน้อยเพียงใดนั้นจะขึ้นอยู่กับ คุณภาพของสารสนเทศนั้น ๆ สารสนเทศที่มีคุณภาพควรมีลัีกษณะที่สำคัญ ๆ มีดังนี้
1.เกี่ยวข้องกับการตัดสินใจ
2.ถูกต้องเชื่อถือได้
3.สมบูรณ์ครบถ้วน
4.ทันเวลา
5.แสดงเป็นจำนวนได้
6.ตรวจสอบความถูกต้องได้
7.สามารถเข้าใจได้
8.สามารถเปรียบเทียบกันได้
เหตุผลที่นักบัญชีควรศึกษาและทำความเข้าใจระบบการสื่อสารข้อมูลนักบัญชีมัก จะมีส่วนร่วมในการตัดสินใจทางธุรกิจ ซึ่งความรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ ของการตัดสินใจนั้นขึ้นอยู่กับคุณภาพของสารสนเทศที่ได้รับ ว่าได้ทันตามเวลาที่ต้องการและมีความถูกต้องหรือไม่ แต่จากการที่แนวโน้มของธุรกิจในยุคปัจจุบันนั้น มีโครงสร้างองค์กรที่สลับซับซ้อน และมีสาขาหรือหน่วยงานที่กระจายแยกกันไปตามภูมิภาคต่าง ๆ มากยิ่งขึ้น ทำให้ปัญหาต่าง ๆ ในการเก็บรวบรวมข้อมูล การประมวลผลและการสื่อสารเพื่อแลกเปลี่ยนข้อมูลนั้นเิพิ่มมากยิ่งขึ้นตามไป ด้วย ดังนั้นจึงมีการนำระบบคอมพิวเตอร์และระบบการสื่อสารข้อมูลมาประยุกต์ใช้ใน ระบบสารสนเทศทางการบัญชี เพื่อทำให้การส่งและรับข้อมูลระหว่างสาขาหรือหน่วย งานที่กระจายแยกกันไปตามภูมิภาคต่าง ๆ นั้นเป็นไปอย่างรวดเร็วและมีความถูกต้องน่าเชื่อถือ และยังสามารถทำให้ผู้ใช้ที่ผ่านการอนุมัติสามารถเข้าถึงข้อมูลในระบบ สารสนเทศทางการบัญชีของบริษัทได้ในทันทีที่ต้องการ
โดยรวมแล้วมีเหตุผลหลาย ๆ
ประการที่นับัญชีควรศึกษาและทำความเข้าใจระบบการสื่อสารข้อมูลได้แก่
ความ สามารถในการส่งสารสนเทศการบัญชีไปยังผู้ที่ต้องการใช้ได้ทันกับความต้อง การ ไม่ว่าผู้ใช้ข้อมูลนั้นจะอยู่ที่ใดก็ตาม ซึ่งวิธีการที่ดีที่สุด และเร็วที่สุด คือการส่งผ่านระบบการสื่อสารข้อมูลที่รวดเร็วและทันสมัย
นัก บัญชีซึ่งอาจจะอยู่ในฐานะของผู้ใช้งาน
หรือควบคุมดูแลระบบการสื่อสารข้อมูล ดังนั้นนักบัญชีจึงควรทำความเข้าใจพื้นฐานของระบบการสื่อสารข้อมูล
นัก บัญชีซึ่งอาจจะอยู่ในฐานะของผู้ตรวจสอบ และเป็นผู้ทำการประเมินการทำงานของระบบการสื่อสารข้อมูล นักบัญชีจึงจำเป็น ที่จะต้องรู้ว่าทำอย่างไรจึงจะมั่นใจได้ว่าข้อมูลที่มีการส่งผ่านเครือข่าย การสื่อสารข้อมูลนั้่นมีความถูกต้องน่าเชื่อถือ
นอก จากนี้จะเห็นได้ว่า ในปัจจุบันแนวโน้มของโปรแกรมสำเร็จรูปทางการบัญชีส่วนใหญ่ มีการนำเทคโนโลยีในการสื่อสารข้อมูลมาประยุกต์ใช้ ดังนั้นนักบัญชีไม่ว่าจะอยู่ในฐานะของพนักงานบัญชีในองค์กร
หรือที่ปรึกษา หรือผู้สอบบัญชี ต่างก็ควรที่จะสนใจศึกษา ค้นคว้า ทำความเข้าใจและติดตามความก้าวหน้าทางด้านระบบการสื่อสารข้อมูลอย่างต่อ เนื่อง
ที่มา: http://kookaii3.blogspot.com/2012/09/accounting-information-system.html
